Een platform op Laravel en Nova dat handmatige orderverwerking verving door automatisch opgestelde huurcontracten, ondertekening via DocuSign, koppelingen met vervoerders en synchronisatie met Shopify. Klanten richten met een paar klikken een woning in. Het team richt zich op groei, niet op papierwerk.
Van begin tot eind
Van order tot huurcontract tot levering, volledig geautomatiseerd
Begin 2019 kwamen we via een aanbeveling van een klant in contact met Daniel Ramirez, CEO van Conjure (voorheen GetMobley). Conjure had al een Shopify-winkel waar klanten met een paar klikken een woning of kantoor inrichtten. Maar alles wat na een bestelling gebeurde, ging nog met de hand.
Daniel en zijn team sloten huurcontracten af, stelden contracten op, stuurden opvolgmails, hielden bij wie er had getekend en regelden de verzending, allemaal handmatig. Dat kostte veel werk, leidde tot fouten en beperkte hoeveel orders het bedrijf realistisch gezien aankon.
Na een paar verkennende gesprekken stelden we een roadmap voor automatisering op. Een beheerplatform om Shopify-orders van begin tot eind af te handelen. Huurcontracten die automatisch worden opgesteld en via DocuSign worden getekend. Transactionele e-mails die afgaan op basis van de orderstatus. Track-and-trace-gegevens die rechtstreeks van de vervoerders komen. En pagina's voor klanten met reviews en de status van hun order.
De rode draad was eenvoudig. Elke stap na een bestelling die iemand in het team moest onthouden, moest het platform automatisch doen. Zo kon Daniel Conjure laten groeien, in plaats van het bedrijf order voor order te runnen.
Wij bouwden de automatisering in drie sporen die elkaar overlapten. Een beheeromgeving in Laravel en Nova die orders uit Shopify binnenhaalde. Contractgeneratie via DocuSign, zodat klanten hun huurcontract zelf tekenden. En een koppelingslaag voor verzending, e-mail en contact met klanten. Elk spoor leverden we stap voor stap op. Zo kon het team van Daniel de automatisering al gebruiken terwijl de rest nog in aanbouw was.
Fase 2
Wij bouwden een pipeline die per order een persoonlijk huurcontract opstelt. De juiste artikelen, voorwaarden en klantgegevens komen in een pdf-sjabloon terecht, dat direct naar DocuSign gaat om te tekenen. Klanten rondden het huurcontract zo zelf volledig af, zonder dat iemand van Conjure hen erdoorheen hoefde te loodsen.
Documentautomatisering · Koppelingen
Fase 1
Wij bouwden het beheerplatform op Laravel en Nova. Orders uit de Shopify-winkel kwamen er direct binnen. Het team stapte over van spreadsheets en losse documenten naar één omgeving met alle orders, klanten en huurcontracten bij elkaar. Doorzoekbaar, te filteren en direct af te handelen, op één plek.
Backend · Beheerplatform
Fase 3
Wij koppelden track-and-trace aan de vervoerders, automatiseerden de transactionele e-mails per orderstatus en voegden pagina's toe waar klanten hun order volgen en na levering een review achterlaten. Zo ontstond een feedbacklus die het team kon zien en waarop het kon handelen. Zonder ook maar één e-mail met de hand te schrijven.
Koppelingen · Klantbeleving
Begin 2019 nam Daniel via een aanbeveling contact op, met een helder probleem. Conjure kreeg orders binnen, maar het werk om elke order af te handelen was nog volledig handmatig. Wij kwamen erbij als ontwikkelteam en namen de automatisering na de bestelling helemaal voor onze rekening, van het beheerplatform tot de koppelingen met derden die het draaiende hielden.
Wij bouwden en leverden de hele stack. Een beheeromgeving in Laravel en Nova, gesynchroniseerd met Shopify. Huurcontracten die automatisch worden opgesteld en die klanten zelf tekenen via DocuSign. Transactionele e-mails op basis van de orderstatus. Track-and-trace van de vervoerders. En pagina's voor reviews en het volgen van orders, die de cirkel rond maakten. Elke stap die vroeger in iemands inbox of in een spreadsheet zat, staat nu in het platform.
Laravel voor de backend, Nova voor de beheeromgeving waarin het team van Conjure dagelijks werkte en Vue.js voor de pagina's voor klanten. Met strakke koppelingen met Shopify, DocuSign en de vervoerders die de meubels bezorgden.
Laravel 
Vue.js 
PHP Per order automatisch een persoonlijk huurcontract, met de juiste artikelen, voorwaarden en klantgegevens in een pdf-sjabloon dat klaar is om te tekenen.
Een volledige DocuSign-flow waarmee klanten hun huurcontract zelf tekenden. Elke statuswijziging kwam direct terug in het beheerplatform.
Realtime synchronisatie van de Shopify-winkel naar de beheeromgeving in Laravel en Nova. Elke order stond direct klaar in het platform, zonder handmatig overtypen.
Dankzij de automatisering die wij bouwden, liet Conjure de fase van spreadsheets en handmatige e-mails achter zich. Orders kostten vroeger uren afstemming: het huurcontract opstellen, het ter ondertekening versturen, achter de handtekening aan zitten, de verzending inplannen en de bevestiging sturen. Nu handelt het platform dat zelf af, terwijl elke order de stappen doorloopt. Daniel en zijn team kregen hun tijd terug om het bedrijf te laten groeien en nieuwe klanten binnen te halen. Met het vertrouwen dat de afhandeling na de bestelling op de achtergrond probleemloos blijft draaien.
“Responsive and committed, BinarCode worked steadily through a development plan and contributed extra hours when faced with unexpected challenges. Their work will serve as a stable foundation for growth. We had a great experience and will continue to use them to scale our processes.”
Daniel Ramirez, CEO, Conjure